📊 Informe de Evaluación del Proyecto de Transformación Digital

Proyecto: El Canto de la Huerta

Período de Evaluación: Agosto – Octubre 2025

Modalidad: Medio tiempo (4 horas diarias, 9:00 AM – 1:00 PM)

Documento generado: 14 de Octubre, 2025

Resumen Ejecutivo

El presente informe analiza el avance del proyecto de transformación digital de El Canto de la Huerta en relación con la Hoja de Ruta v1.0 establecida para el período agosto-octubre 2025. Se evalúan los compromisos adquiridos, el porcentaje de cumplimiento, los obstáculos identificados y se presentan recomendaciones desde una perspectiva de ingeniería industrial.

38% Cumplimiento General de la Hoja de Ruta

1. Análisis de Cumplimiento por Fase

FASE 0: Fundación y Diagnóstico (Semanas 1-2)

Actividad Planificada	Tiempo Estimado	Estado	Evidencia/Observaciones
Auditoría técnica completa WooCommerce	3 días	PARCIAL	Se realizó de forma limitada. Empresa solicitó «algo por encima». Llevó a identificación tardía del bug de localidades (Semana 6)
Backup completo del sitio	1 día	COMPLETO	Backups semanales ejecutados (Semanas 1-5 documentadas)
Documentación de problemas críticos	2 días	PARCIAL	Documentación de voz de marca y proceso general creadas. Falta documentación de casos de soporte
Quick fixes funcionalidad básica	2 días	COMPLETO	Correcciones de diseño UX, buscador mobile, checkout
Instalación AppFlowy	4 días	NO EJECUTADO	Se utilizó Outline en su lugar (sin configuración documentada)
Setup herramientas monitoreo (GA4, Hotjar)	2 días	PARCIAL	GA 1.0 instalado (básico). GA 2.0 avanzado quedó pendiente
Creación ambiente staging	1 día	COMPLETO	dev.elcantodelahuerta.com creado (Semana 2). Licencia Elementor Pro aportada por consultor

Cumplimiento Fase 0: 50% (4 de 8 actividades completas o sustancialmente avanzadas)

FASE 1: Documentación y Mapeo (Semanas 3-4)

Actividad Planificada	Tiempo Estimado	Estado	Evidencia/Observaciones
Mapeo proceso de venta completo	5 días	COMPLETO	Diagrama de flujo Mermaid creado (01-Documentacion-proceso-general.txt)
Gestión de inventario documentada	3 días	PARCIAL	Identificado en proceso general. Sin profundización en mermas y sincronización
Cadena de suministro mapeada	2 días	PARCIAL	Incluido en diagrama general. Sin detalle de productores específicos
Manual de operaciones v1.0 en AppFlowy	5 días	NO EJECUTADO	No se consolidó en sistema único. Información dispersa
Base de conocimiento de productos	3 días	PARCIAL	Documento voz de marca creado. Sin fichas técnicas ni historias productores
FAQ interno y externo	2 días	NO EJECUTADO	Identificado como necesidad crítica. Sin implementación

Cumplimiento Fase 1: 33% (2 de 6 actividades completas)

FASE 2: Capacitación y Empoderamiento (Semanas 5-6)

Actividad Planificada	Tiempo Estimado	Estado	Evidencia/Observaciones
Formación WooCommerce básico	5 días	NO EJECUTADO	Sin evidencia de capacitación estructurada
Capacitación uso AppFlowy/Outline	3 días	NO EJECUTADO	Herramienta disponible pero sin transferencia de conocimiento
Protocolos WhatsApp Business	2 días	NO EJECUTADO	Identificado como pendiente. Sin protocolo documentado
Simulación día típico	3 días	NO EJECUTADO	No realizado
Práctica de contingencias	2 días	NO EJECUTADO	Contingencias atendidas de forma reactiva sin simulación previa

Cumplimiento Fase 2: 0% (0 de 5 actividades ejecutadas)
Nota crítica: Esta fase era fundamental para la autonomía del equipo y no fue ejecutada.

FASE 3: Optimización del E-commerce (Semanas 7-8)

Actividad Planificada	Tiempo Estimado	Estado	Evidencia/Observaciones
Optimización funnel de compra	3 días	PARCIAL	Trabajo en checkout (localidades 80% completo). Sin análisis completo de funnel
Diseño responsive mejorado	2 días	COMPLETO	Buscador mobile optimizado, ajustes UX desktop
Fotografía productos optimizada	3 días	NO EJECUTADO	No contemplado en alcance ejecutado
Copywriting orientado conversión	2 días	PARCIAL	Documento voz de marca creado. Sin aplicación masiva a productos
Sincronización inventario-tienda	3 días	NO EJECUTADO	Pendiente. Integración Alegra-WooCommerce sin AstroSelling propuesta pero no ejecutada
Automatización notificaciones	2 días	NO EJECUTADO	Sistema básico de WooCommerce. Sin personalización
Integración WhatsApp Business API	2 días	NO EJECUTADO	Configuración pendiente. Plugin básico sin cambiar
Setup pagos digitales adicionales	1 día	COMPLETO	WOMPI funcional

Cumplimiento Fase 3: 31% (2.5 de 8 actividades completas o parciales significativas)

2. Actividades Adicionales No Contempladas en Hoja de Ruta

Durante el proyecto se ejecutaron múltiples actividades no contempladas en la Hoja de Ruta original, lo cual explica parte de la desviación:

Corrección de bugs heredados del desarrollo anterior (caracteres especiales, errores AstroSelling)
Soporte reactivo continuo a través de Lineth para problemas de clientes
Creación manual de cuentas y pedidos para clientes
Investigación y keyword research para SEO/SEM (no en alcance de walking skeleton)
Resolución del problema de localidades en checkout (bug crítico no identificado en auditoría inicial)
Políticas de privacidad y términos (documentos legales)
Actualizaciones semanales de WordPress y plugins
Cambio de versión PHP para optimización

3. Análisis de Desviaciones Críticas

3.1 Desviación Temporal

Hoja de Ruta: Diseñada para 8 semanas con dedicación tiempo completo (40 hrs/semana en Fases 0-1, después 20 hrs/semana)

Ejecución Real: 10 semanas con dedicación medio tiempo (20 hrs/semana teóricas, ~25-30 hrs reales)

Déficit estimado: 200-240 horas de trabajo respecto a lo planificado (equivalente a 50-60% del tiempo necesario)

3.2 Desviación de Alcance

Categoría	Planeado	Ejecutado	Variación
Documentación de procesos	Manual completo en AppFlowy	3 documentos específicos	-70%
Capacitación de equipo	10 días estructurados	Ad-hoc sin estructura	-90%
Optimización e-commerce	8 mejoras planificadas	3 completas, 2 parciales	-38%
Automatizaciones	3 flujos automatizados	0 implementados	-100%

3.3 Factores de Desviación Identificados

1. Expectativas vs. Realidad de Recursos

La Hoja de Ruta fue diseñada para un equipo con dedicación completa (mínimo 40 hrs/semana en fase inicial). El contrato de medio tiempo (20 hrs/semana) representa el 50% del recurso necesario, haciendo matemáticamente imposible el cumplimiento del cronograma original.

2. Deuda Técnica Subestimada

La auditoría inicial limitada no permitió dimensionar correctamente la magnitud de problemas heredados. Ejemplos: bug de localidades (1 semana completa de trabajo), errores de AstroSelling, problemas con caracteres especiales. Estos consumieron aproximadamente 30-40% del tiempo disponible.

3. Indefinición de Rol y Alcance

Se esperaba simultaneidad en tres roles distintos:

Mantenimiento técnico: Corrección de bugs, actualizaciones, soporte
Gestión de contenido: Carga de productos, optimización SEO
Estrategia de crecimiento: SEO/SEM (declarado fuera de alcance pero solicitado)

La suma de estos tres roles excede ampliamente las 20 hrs/semana contratadas.

4. Flujo de Información Inadecuado

Demoras documentadas en entrega de información crítica:

Manual de marca: 2 semanas para compartir versión completa
Keyword research: Nunca compartido completamente
Hoja de ruta: Nunca revisada punto por punto con gerencia

Esto generó retrabajos, bloqueos y decisiones subóptimas por falta de contexto.

5. Soporte Reactivo No Planificado

Aproximadamente 20-30% del tiempo se destinó a atención de incidencias a través de Lineth (creación manual de cuentas, recreación de pedidos, extracción de links de pago). Este trabajo de «bombero» no estaba contemplado en la Hoja de Ruta y diluyó el enfoque en objetivos estratégicos.

4. Inversión No Contemplada del Consultor

Recursos propios invertidos adicionales al contrato:

Licencia Elementor Pro para staging (valor aprox. $59 USD anuales)
Uso intensivo de Claude Sonnet (100% cuota mensual, valor $20 USD/mes × 2.5 meses = $50 USD)
Tiempo extra no facturado: estimado 60-80 horas adicionales (equivalente a $900-1,200 USD a tarifa estándar)

Total inversión no contemplada: ~$1,000-1,300 USD

5. Comparación: Compromisos Mutuos

Actor	Compromiso	Cumplimiento	Observaciones
Consultor (Diego)	Cupones día del amor y la amistad	NO CUMPLIDO	Tarea pendiente identificada
Gerencia (Tatiana)	2 recetas semanales para contenido	NO CUMPLIDO	Sin evidencia de cumplimiento consistente
Gerencia	Revisión punto por punto de Hoja de Ruta	NO CUMPLIDO	Nunca se realizó sesión de alineación detallada
Gerencia	Provisión oportuna de información (marca, research)	PARCIAL	Demoras significativas documentadas
Equipo	Disponibilidad para capacitación	NO EVALUADO	Capacitación nunca programada formalmente

6. Recomendaciones Profesionales

6.1 Para el Corto Plazo (Próximos 30 días)

A. Definir MVP Real y Alcanzable

Es imperativo establecer qué constituye el «mínimo viable» para mantener las operaciones. Sugerencia basada en análisis:

Sitio web funcional con checkout operativo al 100%
Sistema de notificaciones básico automatizado
Base de conocimiento FAQ (interno y externo) con 20-30 casos documentados
Protocolo de escalamiento para soporte definido
Sincronización WooCommerce-Alegra directa (sin AstroSelling)

Tiempo estimado con dedicación completa: 3-4 semanas

B. Completar Funcionalidad de Localidades

Prioridad #1: Llevar la solución de localidades/zonas del 80% al 100% y validar en producción. Este es el bloqueador crítico actual de conversión.

Tiempo estimado: 1-2 días

C. Ejecutar Auditoría Técnica Completa

Realizar la auditoría técnica exhaustiva que se limitó al inicio. Debe incluir:

Análisis de logs de errores de los últimos 3 meses
Testing de todos los flujos de usuario (compra, registro, checkout)
Revisión de integraciones (WOMPI, AstroSelling, Alegra)
Análisis de performance y tiempos de carga
Identificación de deuda técnica pendiente

Tiempo estimado: 3-5 días

6.2 Para el Mediano Plazo (Próximos 90 días)

D. Redefinir Estructura de Roles

Separar claramente tres funciones que actualmente se confunden:

Rol	Responsabilidades	Dedicación Sugerida
Desarrollador/SysAdmin	Mantenimiento técnico, bugs, actualizaciones, seguridad	15-20 hrs/semana
Content Manager	Carga de productos, contenido web, blog, descripciones	10-15 hrs/semana
Digital Marketer	SEO/SEM, analytics, estrategia de crecimiento	10-20 hrs/semana
Soporte Nivel 1	Atención de incidencias rutinarias, escalamiento	Rol interno (Lineth)

Nota: Estos roles pueden ser cubiertos por 2-3 personas especializadas, pero no debe esperarse que una sola persona los ejecute todos en 20 hrs/semana.

E. Implementar Sistema de Gestión de Conocimiento

Retomar el objetivo original de AppFlowy o herramienta similar (Notion, Confluence). Estructura mínima requerida:

Procesos: SOPs para operaciones críticas (recepción pedidos, empaque, rutas, facturación)
Productos: Fichas técnicas, información nutricional, proveedores
Soporte: Base de conocimiento de problemas comunes y soluciones
Técnico: Documentación de arquitectura, integraciones, credenciales
Estrategia: Planes de marketing, keyword research, competencia

Tiempo de implementación: 2 semanas

Mantenimiento: 2-3 hrs/semana

F. Capacitación Formal del Equipo (Sin AstroSelling)

Ejecutar programa de capacitación estructurado de 2 semanas:

Semana 1: WooCommerce básico + Sistema de gestión de conocimiento
Semana 2: Procesos operativos + Simulación de día típico + Contingencias
Certificación: Evaluación práctica de competencias adquiridas

Meta: Equipo operando autónomamente al 80% sin necesidad de escalamiento técnico.

6.3 Para el Largo Plazo (6-12 meses)

G. Eliminar Intermediario AstroSelling

Como se identificó en el diagrama de procesos y en las recomendaciones de automatización, AstroSelling genera:

Puntos de falla adicionales (errores con caracteres especiales)
Procesos manuales de corrección
Complejidad innecesaria en la arquitectura

Recomendación: Implementar integración directa WooCommerce → Alegra usando plugin oficial o desarrollo custom.

Beneficios esperados: Reducción de errores en 60-80%, eliminación de intervenciones manuales, facturación automática confiable.

H. Implementar Automatizaciones Core

Priorizar según impacto en eficiencia operativa:

Gestión de inventario predictivo: Alertas automáticas basadas en patrones de venta
Optimización de rutas: Algoritmo para domiciliario basado en geolocalización
Dashboard operacional: Panel único para consolidado, pagos, inventario, rutas
Notificaciones en tiempo real: Sistema para cada etapa (pago, empaque, envío, entrega)
CRM básico: Segmentación de clientes y automatización de email marketing

I. Revisión de Modelo de Contratación

Evaluar alternativas al modelo actual:

Opción 1 – Consultoría por proyectos: Contratos específicos con entregables claros (ej: «Implementar CRM» – 40 hrs – $2,000 USD)
Opción 2 – Retainer mensual escalonado: Mantenimiento (10 hrs) + Mejoras (10 hrs) + Estrategia (5 hrs)
Opción 3 – Equipo interno: Contratar desarrollador junior in-house + consultoría estratégica mensual

Criterio de selección: Evaluar costo-beneficio según volumen de ventas actual y proyectado.

7. Análisis de Situación Actual del Negocio

Según información proporcionada: «La empresa se cerrará si continúa con ventas bajas en la tendencia actual»

Este contexto es fundamental para entender la urgencia y las expectativas depositadas en el proyecto de transformación digital. Sin embargo, es importante señalar que:

La transformación digital es un habilitador de crecimiento, no una solución mágica
Requiere inversión sostenida de tiempo, recursos y compromiso organizacional
Los resultados de optimización web se miden en meses, trimestres o semestres, no en semanas
El problema de ventas puede tener raíces más profundas: producto-mercado fit, propuesta de valor, pricing, competencia

7.1 Diagnóstico de Problemas Estructurales

Basado en la documentación de procesos, se identifican problemas que impactan directamente las ventas:

Problema	Impacto en Ventas	Solución Requerida
Notas de crédito en 70% de pedidos	MUY ALTO	Sincronización inventario real-tiempo + Control inventario predictivo + Procesos finca optimizados
Desconfianza en pasarela de pagos	ALTO	Política clara «pedido pagado = pedido despachado» + Testimonios + Certificados seguridad + FAQ robusto
Carritos abandonados sin recuperación	ALTO	Email marketing automatizado + Remarketing + Cupones personalizados
Falta de FAQ y soporte proactivo	MEDIO	Base de conocimiento + Chatbot FAQ + WhatsApp Business con respuestas rápidas
Productos sin disponibilidad real	MUY ALTO	Integración directa con finca + Sistema notificaciones disponibilidad + Gestión expectativas cliente
Proceso de compra con fricciones	MEDIO-ALTO	Simplificación checkout + Campos claros + Validaciones en tiempo real (PARCIALMENTE RESUELTO)
Un solo domiciliario (riesgo operativo)	MEDIO	Red de domiciliarios + Sistema rutas optimizado + Contingencia con apps terceras

7.2 Priorización de Acciones para Impacto en Ventas

Máxima Prioridad (Impacto Directo Inmediato)

Resolver problema de disponibilidad real: 70% de pedidos con notas de crédito destruye la confianza y genera fricción masiva. Esto es más urgente que cualquier mejora web.
Implementar sistema de notificaciones de disponibilidad: Si producto no está disponible, notificar proactivamente al cliente y ofrecer alternativas.
Generar confianza en checkout: Agregar barrios-zonas completas + testing,FAQ visible, testimonios, política de devoluciones clara, certificados de seguridad.

Alta Prioridad (Impacto Mediano Plazo)

Recuperación de carritos abandonados: Email automatizado 1 hr, 24 hrs, y 72 hrs después con incentivo (5-10% descuento)
Optimización SEO/SEM: Keyword research ejecutado, optimización de top 20 productos, campañas Google Ads focalizadas
Programa de fidelización: Puntos, descuentos por recurrencia, suscripciones

8. Conclusiones

Hallazgos Principales

Se ejecutó el 38% de la Hoja de Ruta planificada, con cumplimiento variable por fase (Fase 0: 50%, Fase 1: 33%, Fase 2: 0%, Fase 3: 31%)
La desviación principal se debe a insuficiencia de recursos (50% del tiempo requerido) y subestimación de deuda técnica
Se invirtió tiempo significativo en actividades reactivas no planificadas (soporte, corrección bugs heredados)
La Fase 2 (Capacitación), crítica para autonomía del equipo, no fue ejecutada
Existen factores estructurales del negocio (70% pedidos con notas crédito, inventario desincronizado) que impactan más las ventas que las mejoras web
Ambas partes tuvieron incumplimientos en compromisos adquiridos

Reflexión sobre Responsabilidades

Es importante reconocer que el resultado del proyecto no es atribuible exclusivamente a una sola parte. Los factores que contribuyeron al cumplimiento parcial incluyen:

Desajuste estructural: Expectativas de entregables de tiempo completo con contratación de medio tiempo
Falta de alineación inicial: Hoja de Ruta nunca revisada en detalle con stakeholders
Problemas de comunicación: Flujos de información inadecuados, demoras en provisión de contexto crítico
Deuda técnica oculta: Auditoría inicial limitada que no reveló magnitud real de problemas
Dinámica operativa: Presión continua para resolver incidencias inmediatas sobre trabajo estratégico

El consultor invirtió recursos propios adicionales (~$1,000-1,300 USD) y tiempo extra no facturado, demostrando compromiso más allá del contrato. Sin embargo, quedaron tareas pendientes específicas (cupones) que deben reconocerse.

9. Recomendación Final

Antes de tomar decisiones sobre continuidad o cierre, se recomienda:

Completar el MVP definido en 6.1.A con recursos adecuados (dedicación completa o equipo ampliado)
Resolver el problema de disponibilidad/inventario como prioridad #1 (mayor impacto en experiencia cliente)
Medir resultados durante 60 días con métricas claras: tasa conversión, NPS, pedidos completos sin notas crédito, valor promedio pedido
Revisar modelo de negocio integral: La tecnología es un habilitador, pero si el problema es producto-mercado fit, pricing, o propuesta de valor, la solución es diferente
Analizar viabilidad financiera real: ¿El margen soporta las inversiones necesarias? ¿Hay capital para 6 meses más de operación?

La transformación digital exitosa requiere tiempo, recursos consistentes, y compromiso organizacional. Si estos elementos no están presentes, es preferible enfocarse en estabilización operativa básica antes que en proyectos ambiciosos.